Wat een TOP editie moest worden valt in het water.
Nog nooit hadden het bestuur van Koekelare leeft zoveel op het kabinet van de burgemeester gezeten als dit jaar. Wekelijks weren er vergaderingen. We konden niet anders dan de knoop door te hakken. Met spijt in het hart bezorgden ze ons deze open brief.
OPEN BRIEF
Wij hebben vandaag een heel moeilijke beslissing genomen. We zijn niet over 1 nacht ijs geweest en hebben er lang en veel over gediscussieerd. Maar Koekelare Leeft annuleren was de enige juiste beslissing. We willen met deze open brief dan ook duidelijkheid scheppen in jullie vragen. Eerst en vooral willen we duidelijk maken dat de organisatie van een festival als Koekelare een jaar voorbereiding inhoudt.We schrijven september 2019. Na een topeditie beginnen we zoals jaarlijkse gewoonte onze plannen te smeden voor de editie 2020. Dit moest een heel speciale editie worden, want Koekelare Leeft bestond ’20 jaar’ We wilden alle registers open trekken om iedereen een spetterend feest te bezorgen. We hadden 4 dagen gepland met de line-up zoals die in 21 werd aangekondigd. Alles was geregeld, de contracten getekend, de afspraken gemaakt… en toen kwam Corona in ons leven. In april 20 moeten we helaas mededelen dat Koekelare Leeft 2020 niet kon doorgaan wegens het allesbepalende virus. We hebben dan de volledige line-up kunnen doorschuiven naar 2021. We hadden plots het idee en de opportuniteit om er een extra dag aan te breien, naar aanleiding van het niet kunnen doorgaan van onze feesteditie. Zo is er de eenmalige extra dag bijgeplakt. Alles was dus al een jaar eerder beklonken en gebudgetteerd. Het organiseren van de editie 2021 is heel lang hangende en onzeker geweest. Pas eind mei, na het overlegcomité van de federale overheid, was er een duidelijk perspectief dat de organisatie kon doorgaan. We hebben dit dan ook gedaan. Op dat moment lag de line-up dus al vast en gebudgetteerd. In dat budget zat een belangrijk deel inkomsten van sponsoring. We hebben als organisatie dan de beslissing genomen om de editie te organiseren zonder de hulp van sponsors, want we wilden niemand tegen de borst stoten. Heel veel van onze sponsors hadden of hebben ook heel veel last van het virus gehad. Denk maar aan de wekenlange collectieve sluitingen in de kleinhandel en horeca. Uiteraard zijn er ook anderen, maar we wilden niemand uitsluiten. We konden ook aan die sponsors geen ervaring bieden zoals ze van Koekelare Leeft gewoon waren, want er is nog steeds geen perspectief voor de organisatie van bv VIP avonden naar analogie met trouwfeesten. Daarbij kwam ook dat de beslissing voor de organisatie zeer laat genomen is en het praktisch onhaalbaar was alle partners te contacteren of hen dezelfde visibiliteit te garanderen als voorheen. We konden die ervaring echter wel bieden aan de bezoeker, gezien het festival kon doorgaan zoals het voor een bezoeker moet zijn. De logische beslissing was dat dit dan werd doorgerekend in de ticketprijzen. Vandaar dat er dit jaar uitzonderlijk duurdere tickets waren dan jullie van ons gewoon zijn. De voorverkoop hebben we 3 weken na de aankondiging opgestart. Die voorverkoop is schitterend gestart. Het was voor ons een teken dat iedereen dit wel kon appreciëren. Tenslotte was 20 of 25 euro nog veel minder dan bij veel andere organisatoren. In het overlegcomité van 17 juli laatstleden werd echter plots beslist dat alle evenementen boven de 1500 personen ‘Covid Safe Ticket’ evenementen werden , terwijl er initieel vanaf 1 september geen enkele maatregel nog nodig was. Op dat moment is de ticketverkoop gestokt. We kregen meer vragen naar terugbetaling omdat mensen plots een negatieve test moesten kunnen voorleggen, terwijl het eerst anders werd aangekondigd. Uiteraard waren wij gewoon verplicht om de maatregelen van de overheid te volgen. Op dat ogenblik was er geen duidelijkheid over een sluitingsuur voor evenementen. Er werd heel veel overleg gepleegd met het lokale gemeentebestuur. Uiteindelijk maken ze bekend dat er geen sluitingsuur voor ‘CST’-evenementen geldt. In een latere fase wordt dan plots aangekondigd dat er wel een verplicht sluitingsuur voor de horeca activiteiten geldt, wat betekend dat de drank en eetstanden moeten sluiten om 1u. In de wetenschap dat iedereen weet dat de nachtelijke uren meestal volop feestgedruis inhoudt was dit een extra financiële domper. Temeer dat er op 2 dagen nog optredens gepland staan om 1u.Daarna was er de onzekerheid of de medewerkers van Koekelare Leeft wel of niet onder de CST-wet vielen. Mondmaskerplicht en social distancing achter de bar.. stel je voor… Medewerkers haken daardoor af…Plots komen er voor de organisatie van ons festival een hoop extra kosten en werk op ons af door de regelgeving rond covid safe ticket evenementen. Deze morgen hebben wij samengezeten om de situatie te bespreken. Na lang beraad is deze spijtige beslissing genomen. De ticketverkoop valt minder goed mee dan beoogd op dit ogenblik , de meerkosten rond de covid maatregelen (ventilatie, co2 meters, security,…), het vervroegd sluiten van de bars en zo een afschaffing van onze befaamde after-party’s en de nog steeds onzekere situatie en mogelijke aanpassingen door het overlegcomité hebben ons deze beslissing doen nemen. We stonden voor een financieel risico, veel te groot om te kunnen overleven. We konden dan maar enkel deze beslissing nemen om het voortbestaan van Koekelare Leeft te garanderen. Liever zo dan dat deze editie de laatste in de geschiedenis was, met een financiële put als herinnering aan wat ooit zo mooi was. We wilden niets liever dan de organisatie te kunnen laten doorgaan. We wilden, we mochten en we konden… Helaas, als er een financiële kater dreigt is het niet meer zo evident om als organisatie gemotiveerd te kunnen doorgaan. In eer en geweten werd deze beslissing genomen.. Ondanks er nu ook al veel kosten zijn gemaakt. We beslisten ook om alle tickets terug te betalen. Het is vooral heel spijtig, voor ons maar ook voor jullie, voor de artiesten, voor de fantastische groep medewerkers en alle leveranciers… Maar het was de enige juiste beslissing! Groeten, het bestuur van Koekelare Leeft!
About The Author
